Vakmanschap, slagvaardigheid, vertrouwen, autonomie en eigenaarschap zijn bij ons het belangrijkst. En Grub sluit hierop aan.
Adriaan Simons
partner · Verstegen Accountants
Bij een antiwitwascontrole wordt niet getoetst of je de wet kent. Er wordt gevraagd of je kunt aantonen dat je ze hebt toegepast: per klant, per beslissing, met datum. Hieronder staat wat er concreet wordt opgevraagd en welke stukken in de praktijk het vaakst ontbreken.
Een antiwitwascontrole vertrekt van twee niveaus.
Op kantoorniveau: de algemene risicobeoordeling, de schriftelijke interne procedures, de aanduiding van de AMLCO en de VPHN, het bewijs dat medewerkers zijn opgeleid, en het AMLCO-jaarverslag.
Op dossierniveau, voor een steekproef van klanten: de identificatie en identiteitsverificatie, de vaststelling van de uiteindelijke begunstigden met de verificatie in het UBO-register, het doel en de aard van de zakelijke relatie, de individuele risicobeoordeling met onderbouwing, het bewijs van doorlopende waakzaamheid, en de analyse van eventuele atypische verrichtingen.
De rode draad: bestaan is niet genoeg, aantoonbaar zijn wel. Een beoordeling die correct was maar nergens is vastgelegd, wordt behandeld alsof ze niet gebeurd is.
1. Geen datum. Het dossier bevat de stukken, maar niet wanneer ze zijn opgevraagd of beoordeeld. Daardoor is niet aantoonbaar dat de beoordeling gebeurde voor de aanvaarding.
2. Risicobeoordeling zonder onderbouwing. Er staat "laag risico" in het dossier, maar niet waarom. De beoordeling is dan een label, geen beoordeling.
3. Opvolging die stilviel. Het dossier is opgebouwd bij de aanvaarding en daarna niet meer aangeraakt. Doorlopende waakzaamheid wordt zo een eenmalige handeling.
4. Verschillen tussen behandelaars. Tien dossiers, tien manieren om hetzelfde vast te leggen. Dat wijst op een ontbrekende procedure, en dat is een vaststelling op kantoorniveau — zwaarder dan een tekortkoming in één dossier.
De meeste kantoren maken hun dossiers klaar nadat de controle is aangekondigd. Dat werkt, maar het kost weken en het is precies op dat moment dat de gaten zichtbaar worden die je niet meer kunt dichten — een beoordeling van drie jaar geleden kun je niet met terugwerkende kracht dateren.
Het alternatief is dat de vastlegging meeloopt met het werk zelf. In Grub bouwt het dossier zich op tijdens de klantacceptatie: KBO- en UBO-gegevens worden opgehaald, de screening op PEP-lijsten en sanctielijsten loopt door, elke beslissing krijgt automatisch een datum en een naam, en wijzigingen komen binnen als signaal in plaats van als verrassing.
Bij een controle exporteer je het volledige dossier per klant als één PDF, inclusief audittrail.
Bekijk hoe Grub het antiwitwasproces van je kantoor vastlegt.
Wat de AMLR vanaf 10 juli 2027 van je kantoor vraagt, en welke rol AI daarin gaat spelen. Geen verkooppraat, wel een werkbare PDF.
Klanten over Grub
Vakmanschap, slagvaardigheid, vertrouwen, autonomie en eigenaarschap zijn bij ons het belangrijkst. En Grub sluit hierop aan.
Dankzij Grub konden we snel en volledig aan de vraag van de toezichthouder voldoen.
Veel van die vragen zijn te beantwoorden met een simpele ja of nee. Toch kost dat nog heel veel tijd. SAM Accountants is mede daarom ruim 2 jaar geleden gestart met Grub.
Het mooie is dat je met Grub compliance van je organisatie afdwingt, zonder dat het een last wordt. Door de integratie van publieke informatie met een vaste workflow.
Veelgestelde vragen
De controle wordt vooraf aangekondigd. Je krijgt een opgave van wat er verwacht wordt, meestal in twee delen: de documenten op kantoorniveau en een steekproef van klantdossiers.
Vaststellingen worden besproken en vastgelegd. Bij tekortkomingen volgt doorgaans een termijn om ze te herstellen, met een opvolging daarna. Zwaardere of herhaalde tekortkomingen kunnen naar de tuchtinstanties gaan.
Dat is de norm waarin het ITAA de wettelijke verplichtingen vertaalt naar wat er van een kantoor in de praktijk verwacht wordt: de opbouw van de algemene risicobeoordeling, de inhoud van de interne procedures, de rol van AMLCO en VPHN, en de vereisten aan het klantenonderzoek en de dossieropbouw.
Bij een controle is de norm het referentiekader. Lees hier de volledige uitleg van de antiwitwasverplichtingen.
Een ontbrekend stuk is een vaststelling, geen sanctie. In de meeste gevallen krijg je de gelegenheid om te herstellen binnen een gestelde termijn.
Wat zwaarder weegt, is een patroon: als de tekortkoming in meerdere dossiers terugkomt, verschuift de vaststelling van het dossier naar de organisatie. Dan gaat het niet meer over een vergetelheid, maar over een procedure die niet werkt.
Aanvullen kan, maar de datum van aanvulling loopt mee. Een stuk dat vandaag wordt toegevoegd, toont aan dat je het vandaag hebt vastgelegd — niet dat je de beoordeling destijds maakte.
Dat is precies waarom het aanleggen van dossiers na een aankondiging zijn grenzen heeft, en waarom vastlegging tijdens het werk zelf het verschil maakt.
De AMLCO is verantwoordelijk voor de dagelijkse toepassing van het antiwitwasbeleid; de VPHN, het lid van de leiding, is eindverantwoordelijk voor de naleving. Beide rollen zijn met naam aangeduid.
Lees hier wat de AMLCO-rol concreet inhoudt.
Voor de volgende, niet voor deze
Download de checklist met wat je per klant moet kunnen aantonen, of plan een demo van 30 minuten om te zien hoe Grub die vastlegging laat meelopen met het werk. Een AWW-expert van ComplianceWise loopt het met je door. Geen verplichtingen.
