AI in Grub Nieuw
De AI leest je bestaande dossiers, signaleert hiaten en stelt onderbouwde vervolgvragen voor, met context en bronvermelding. Jij controleert en beslist.
Een controle in het UBO-register is zo gebeurd. Het probleem zit niet in de eerste opzoeking, maar in wat erna komt: aandelen wisselen, structuren veranderen en niemand brengt je op de hoogte. Grub volgt het register doorlopend op en signaleert het zodra er iets wijzigt.
Voor Belgische vennootschappen raadpleeg je het UBO-register, beheerd door de Algemene Administratie van de Thesaurie (FOD Financiën). Als onderworpen entiteit heb je toegang tot de gegevens die je nodig hebt voor je klantenonderzoek.
Belangrijk: een raadpleging van het register volstaat niet op zich. De wet vraagt dat je de informatie kritisch beoordeelt en dat je stappen onderneemt wanneer die niet strookt met wat je zelf vaststelt. Wie enkel het registeruittreksel in het dossier legt, heeft de verificatie niet uitgevoerd — alleen gedocumenteerd.
Concreet hoort in het dossier: — wie de uiteindelijke begunstigden zijn en op welke grond (aandeelhouderschap, stemrechten, feitelijke controle) — de datum waarop je het register raadpleegde — de eigendoms- en controlestructuur wanneer die via meerdere vennootschappen loopt — je beoordeling wanneer de registergegevens afwijken van wat de klant meedeelde
Het probleem
De UBO-controle bij de aanvaarding is de makkelijkste van het hele klantenonderzoek. De verplichting die erna komt, is de lastigste: je moet weten wanneer er iets verandert, in een register dat je niet automatisch verwittigt.
Aandelen worden overgedragen, holdings ingeschakeld, een medevennoot stapt in. Voor de klant is dat een gewone verrichting. Voor jouw dossier is het een wijziging die opvolging vraagt.
Hoe Grub werkt
Het platform verzamelt, controleert en legt vast. De accountant beoordeelt.
Bij de klantacceptatie haalt Grub de KBO- en UBO-gegevens op en zet de eigendomsstructuur uit, ook wanneer die via meerdere vennootschappen loopt. Je krijgt het organogram in beeld in plaats van een lijst namen.
Wat de klant opgaf en wat het register toont, staat naast elkaar. Wijkt het af, dan documenteer je je beoordeling ter plaatse. Datum, bron en beoordelaar lopen automatisch mee.
Wijzigt er iets aan een uiteindelijke begunstigde, dan verschijnt dat als signaal in je overzicht met de vraag om herbeoordeling. Geen jaarlijkse ronde meer waarin je hoopt dat er niets is gebeurd.
Functies van Grub
In de meeste kantoren is de AWW opgebouwd uit losse onderdelen. Grub maakt er één werkende standaard van. Voor elk kantoor, elke behandelaar en elk dossier.
De AI leest je bestaande dossiers, signaleert hiaten en stelt onderbouwde vervolgvragen voor, met context en bronvermelding. Jij controleert en beslist.
Identiteitsdocumenten met NFC-chiplezing en biometrische match. Direct vastgelegd in het AWW-dossier.
Geverifieerde digitale handtekening voor klantverklaringen en risicoaanvaardingen. Rechtsgeldig en automatisch in het dossier.
Volledig geautomatiseerde PEP-, sanctie- en adverse media-checks op ruim 30.000 internationale bronnen. Uniek in de markt, en naast accountantskantoren ook in gebruik bij toezichthouders en politie.
Signalering van atypische verrichtingen binnen je klantenbestand. Zo wordt opvolging minder afhankelijk van manuele controles.
Eén keer invoeren, daarna consistent zichtbaar in Grub én in je CRM, zoals AdminPulse, Silverfin of Octopus. Niemand voert dubbel in.
Wat de AMLR vanaf 10 juli 2027 van je kantoor vraagt, en welke rol AI daarin gaat spelen. Geen verkooppraat, wel een werkbare PDF.
Sneak preview
Eén werkomgeving voor je hele AWW-proces. Klik door de schermen en zie wat je team straks dagelijks gebruikt.
Klanten over Grub
Vakmanschap, slagvaardigheid, vertrouwen, autonomie en eigenaarschap zijn bij ons het belangrijkst. En Grub sluit hierop aan.
Dankzij Grub konden we snel en volledig aan de vraag van de toezichthouder voldoen.
Veel van die vragen zijn te beantwoorden met een simpele ja of nee. Toch kost dat nog heel veel tijd. SAM Accountants is mede daarom ruim 2 jaar geleden gestart met Grub.
Het mooie is dat je met Grub compliance van je organisatie afdwingt, zonder dat het een last wordt. Door de integratie van publieke informatie met een vaste workflow.
Veelgestelde vragen
Bij vennootschappen: de natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de aandelen of stemrechten bezit, of die op een andere manier zeggenschap uitoefent. Is er niemand die aan die criteria voldoet, dan geldt het hoger leidinggevend personeel als uiteindelijke begunstigde.
Voor stichtingen, vzw's en trusts gelden afzonderlijke regels, gebaseerd op wie de zeggenschap of het vermogensbelang heeft.
De wet legt geen vaste frequentie op, maar vraagt doorlopende waakzaamheid. In de praktijk betekent dat: bij de aanvaarding, bij elke wijziging waarvan je kennis krijgt, en met een frequentie die past bij het risicoprofiel van de klant. Bij een verhoogd risico is jaarlijks te weinig.
De vennootschap zelf moet haar UBO-gegevens jaarlijks bevestigen en binnen de maand aanpassen bij een wijziging. Dat ontslaat jou niet van je eigen verificatieplicht.
Dan is dat op zich geen probleem, maar het vraagt actie. Je gaat na waar het verschil vandaan komt, je vraagt de onderliggende stukken op, en je legt vast wat je hebt vastgesteld en welk oordeel je daaraan verbindt.
Wat je niet mag doen, is het verschil onvermeld laten. Bij een controle is een gedocumenteerde afwijking met een onderbouwd oordeel sterker dan een dossier waarin het verschil nergens opduikt.
Nee. De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) bevat de identificatiegegevens van de onderneming: ondernemingsnummer, rechtsvorm, adres, activiteiten en bestuurders. Het UBO-register bevat de uiteindelijke begunstigden en wordt beheerd door de Algemene Administratie van de Thesaurie.
Voor een volledig klantenonderzoek heb je beide nodig. Grub haalt ze samen op.
De UBO-verificatie is een van de eerste dingen waarnaar het ITAA kijkt bij een antiwitwascontrole, omdat het een concreet en toetsbaar onderdeel is. Ontbreekt ze of is ze niet gedateerd, dan is dat een vastgestelde tekortkoming.
Lees hier de volledige uitleg van de antiwitwasverplichtingen.
Doorlopend, niet jaarlijks
Plan een demo van 30 minuten en zie hoe Grub de UBO-structuur van je klanten ophaalt, verifieert en opvolgt. Een AWW-expert van ComplianceWise laat het je zien aan de hand van een dossier zoals dat van jouw kantoor.
