Accountantskantoren
Accountants en accountantskantoren vallen onder de Wwft voor vrijwel hun hele dienstverlening. Het BFT houdt toezicht op de naleving, de NBA is de beroepsorganisatie.
Eerst de Wwft uitgelegd: wat de wet vraagt, voor wie die geldt en wat je aantoonbaar moet vastleggen. Daarna de checklist waarmee je het uitvoert, opgesteld samen met compliance officers van Nederlandse kantoren en gebaseerd op het proces waar 600+ accountantskantoren dagelijks mee werken. Geen verkooppraat, gewoon een Wwft handleiding die je morgen gebruikt.
Wwft staat voor de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De wet geldt in Nederland sinds 1 augustus 2008 en maakt van accountants- en administratiekantoren een poortwachter: je moet weten met wie je zaken doet, en dat kunnen aantonen.
De Wwft is geen checklist die de wetgever heeft uitgeschreven. Het is een risicogebaseerde wet, en dat is precies waarom kantoren erop vastlopen. Er staat niet in welke vragen je moet stellen of welk formulier je moet gebruiken. Er staat dat je een onderbouwde inschatting maakt van het risico, dat je onderzoek daarop afstemt, en dat je alles vastlegt. Twee kantoren mogen tot een ander oordeel komen over dezelfde cliënt, zolang beide dat oordeel kunnen uitleggen.
In de praktijk komt de wet neer op vier dingen: cliëntenonderzoek voordat je de relatie aangaat, een onderbouwde risicoclassificatie, doorlopende monitoring zolang de relatie duurt, en een melding bij FIU-Nederland zodra een transactie ongebruikelijk is. Het toezicht op accountants- en administratiekantoren ligt bij het Bureau Financieel Toezicht (BFT).
Bij een toetsing gaat het zelden mis op de documenten. Het identiteitsbewijs zit er meestal wel in. Wat ontbreekt is de onderbouwing: waarom is dit dossier laag risico, wie heeft dat beoordeeld, wanneer, en op basis waarvan. De checklist op deze pagina is opgebouwd rond precies die vraag.
Wwft-plichtig of niet
De wet wijst instellingen aan op basis van de dienst die ze leveren, niet op basis van hun titel. Ook een kantoor zonder AA- of RA-inschrijving kan Wwft-plichtig zijn.
Accountants en accountantskantoren vallen onder de Wwft voor vrijwel hun hele dienstverlening. Het BFT houdt toezicht op de naleving, de NBA is de beroepsorganisatie.
Voer je beroeps- of bedrijfsmatig een administratie voor derden, dan ben je Wwft-plichtig. Ook zonder accountantstitel gelden dezelfde verplichtingen en hetzelfde toezicht.
Advies of bijstand op fiscaal gebied valt onder de wet, ongeacht of je bij een beroepsorganisatie bent aangesloten. Het gaat om de aard van de dienst.
Twijfel je? Advies bij het oprichten of beheren van rechtspersonen, bij aan- en verkoop van ondernemingen of bij structuurwijzigingen brengt je vrijwel altijd binnen de reikwijdte van de wet. Uitgaan van wél Wwft-plichtig is dan de veilige keuze, en die keuze onderbouwd vastleggen is verstandig.
Wwft verplichtingen
Zes verplichtingen die elk kantoor moet kunnen aantonen. De checklist werkt ze per stap uit met controlepunten en vastleggingseisen.
Stel vast wie de cliënt is, wie de UBO is en wat het doel en de aard van de relatie zijn. Dit gebeurt vóórdat je de dienstverlening start, niet erna. Zie ook de Wwft check voor de uitvoering per stap.
Je stelt vast welke risico's jouw kantoor loopt gezien je cliëntenbestand, diensten en regio's, en je legt vast hoe je daarmee omgaat. Per cliënt volgt daaruit een risicoclassificatie die je kunt onderbouwen.
Bij een PEP, een hoogrisicoland of een ondoorzichtige structuur doe je meer: onderzoek naar de herkomst van het vermogen, toestemming van een leidinggevende en intensievere monitoring.
De wet vraagt geen momentopname maar een doorlopend beeld. Wijzigingen in UBO's, PEP-status en sanctielijsten moeten worden opgevolgd zolang de relatie bestaat.
Ongebruikelijke transacties meld je onverwijld bij FIU-Nederland, aan de hand van de objectieve en subjectieve indicatoren. Het is een meldplicht bij ongebruikelijk, niet pas bij bewezen verdacht. Daarnaast geldt een geheimhoudingsplicht: je mag de cliënt niet over de melding informeren.
Medewerkers moeten de Wwft kennen en herkennen wat ongebruikelijk is, en dat moet aantoonbaar zijn. Dossiers bewaar je in beginsel vijf jaar na afloop van de relatie of na de transactie.
Inhoud van de checklist
Van eerste intake tot jaarlijkse review: de checklist dekt je hele Wwft-proces. Elk onderdeel is direct bruikbaar als vaste Wwft procedure voor je kantoor. Je ziet hieronder precies wat er in de PDF zit voordat je je gegevens achterlaat.
32 controlepunten voor het cliëntenonderzoek: identificatie en verificatie, UBO-vaststelling, doel en aard van de relatie en herkomst van middelen.
Het volledige stappenplan van intake tot jaarlijkse review: welke stap wanneer, wie verantwoordelijk is en wat je per stap vastlegt.
Onderbouw laag, midden of hoog risico met een vaste beslisboom, inclusief de criteria voor verscherpt cliëntenonderzoek.
Een compleet intake- en acceptatieformulier met alle verplichte onderdelen, dat je per kantoor of dienst kunt aanpassen.
De bouwstenen van een werkbaar Wwft beleid voor accountants en administratiekantoren: van risicobereidheid tot taakverdeling en vastlegging.
Welke controles je periodiek herhaalt, hoe je wijzigingen in UBOs en sanctielijsten opvolgt en hoe je dat aantoonbaar vastlegt.
Wwft stappenplan
Zo ziet de Wwft procedure eruit die elk kantoor moet kunnen aantonen. In de PDF is elke stap uitgewerkt met controlepunten en vastleggingseisen.
Stel vast wie de cliënt is en controleer de identiteit aan de hand van geldige documenten. Leg vast welke documenten je hebt gezien en wanneer.
Breng de eigendoms- en zeggenschapsstructuur in kaart, identificeer de uiteindelijk belanghebbende(n) en documenteer afwijkingen ten opzichte van het UBO-register.
Toets cliënt en UBOs aan PEP-registers, sanctielijsten (EU, VN, OFAC) en negatieve berichtgeving, en bewaar de uitkomst met datum en bron.
Onderbouw laag, midden of hoog risico met de beslisboom. Bij hoog risico volgt verscherpt cliëntenonderzoek voordat je accepteert.
Houd het dossier actueel: volg wijzigingen in UBOs, PEP-statussen en sanctielijsten op en herhaal de controles bij de jaarlijkse review.
Van dezelfde makers
De checklist volgt hetzelfde beleid als Grub, de Wwft-software van ComplianceWise waar 600+ kantoren mee werken.
Met Grub weet je dat je voldoet aan alle richtlijnen van de Wwft, eenvoudig en betaalbaar. Het klantenbestand wordt in één keer goed in beeld gebracht met de toegewezen risico's.
Dankzij Grub konden we snel en volledig aan de vraag van de toezichthouder voldoen.
Je wilt niet telkens een nieuw kopie paspoort opvragen bij elke jaarrekening. Met Grub kunnen we periodieke controles uitvoeren en zaken toetsen met gegevens van de KvK.
Begrippenlijst
De natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een cliënt. Richtsnoer is meer dan 25% van de aandelen of stemrechten, maar zeggenschap via andere weg telt ook. Is er niemand aan te wijzen, dan geldt het hoger leidinggevend personeel als pseudo-UBO. Het UBO-register van de KvK is een hulpmiddel, geen bewijs: je moet zelf vaststellen wie de UBO is en afwijkingen ten opzichte van het register vastleggen.
Iemand die een prominente publieke functie bekleedt of het afgelopen jaar bekleedde, plus directe familieleden en naaste geassocieerden. Een PEP is geen verdachte; het betekent alleen dat verscherpt cliëntenonderzoek verplicht is. De status geldt ook voor buitenlandse functies en voor internationale organisaties.
Het onderzoek dat je doet voordat je een zakelijke relatie aangaat: identificatie en verificatie van de cliënt, vaststelling van de UBO, en het vaststellen van doel en aard van de relatie. CDD staat voor customer due diligence. Er zijn drie zwaarten: vereenvoudigd bij aantoonbaar laag risico, standaard, en verscherpt bij hoog risico.
De zwaarste variant, verplicht bij hoog risico. Denk aan onderzoek naar de herkomst van het vermogen, toestemming van een leidinggevende voor acceptatie, en frequentere monitoring. Verplicht onder meer bij PEP's, bij landen op de Europese lijst van hoogrisicolanden en bij ongebruikelijk complexe structuren.
Een transactie die volgens de indicatoren gemeld moet worden bij FIU-Nederland. Let op het onderscheid: de wet spreekt van ongebruikelijk, niet van verdacht. Je hoeft niet vast te stellen dat er iets mis is; het vermoeden is genoeg. FIU-Nederland beoordeelt vervolgens of een melding verdacht wordt verklaard.
Objectieve indicatoren zijn harde regels: is de situatie van toepassing, dan volgt altijd een melding, zonder eigen afweging. Subjectieve indicatoren vragen om een oordeel: je meldt als je aanleiding hebt te veronderstellen dat een transactie verband houdt met witwassen of terrorismefinanciering. Die tweede categorie is waar de meeste kantoren te terughoudend zijn.
De Financial Intelligence Unit Nederland, de instantie waar ongebruikelijke transacties worden gemeld. FIU-Nederland analyseert de meldingen en kan ze verdacht verklaren, waarna opsporingsdiensten ermee verder kunnen. Je mag de cliënt niet informeren over een melding.
De toezichthouder op de naleving van de Wwft door accountants- en administratiekantoren, belastingadviseurs en notarissen. Het BFT kan dossiers opvragen, toetsingen uitvoeren en handhaven. Bij een toetsing is de vraag zelden of je iets hébt gedaan, maar of je kunt laten zien dát je het hebt gedaan en waarom.
Een toelichting van een toezichthouder of beroepsorganisatie op hoe de wet moet worden uitgelegd. Niet bindend zoals de wettekst, maar een toezichthouder toetst er in de praktijk wel aan. Voor accountants- en administratiekantoren zijn vooral de algemene leidraad Wwft en de handreikingen van BFT en NBA relevant.
De Europese antiwitwasverordening (EU 2024/1624), die vanaf 10 juli 2027 rechtstreeks geldt in alle lidstaten. Een verordening werkt zonder omzetting in Nederlands recht en zonder overgangsperiode. Meer daarover op de pagina over de AMLR in 2027.
Veelgestelde vragen
Wwft staat voor de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De wet geldt in Nederland sinds 1 augustus 2008 en verplicht aangewezen instellingen, waaronder accountants- en administratiekantoren, om te weten met wie ze zaken doen.
In de praktijk komt de Wwft neer op vier dingen: onderzoek doen naar je cliënt voordat je de relatie aangaat, het risico onderbouwd inschatten, die relatie doorlopend monitoren, en ongebruikelijke transacties melden bij FIU-Nederland. De wet schrijft geen vast formulier voor, maar wel dat je alles aantoonbaar vastlegt.
De Wwft geldt voor instellingen die de wet als poortwachter aanwijst. Voor de accountancy zijn dat onder meer accountants, administratiekantoren, belastingadviseurs en andere partijen die beroeps- of bedrijfsmatig advies of bijstand verlenen op fiscaal, financieel of administratief gebied.
Het gaat om de dienst die je levert, niet om je titel: ook een kantoor zonder AA- of RA-inschrijving kan Wwft-plichtig zijn. Voor accountants- en administratiekantoren houdt het Bureau Financieel Toezicht (BFT) toezicht op de naleving.
De checklist bevat zes onderdelen: 32 controlepunten voor cliëntacceptatie, een Wwft stappenplan van intake tot jaarlijkse review, een beslisboom voor risicoclassificatie, een voorbeeld Wwft formulier, de bouwstenen van een Wwft beleid en een checklist voor de jaarlijkse review.
Alles in één PDF, opgesteld samen met compliance officers van Nederlandse kantoren. Je kunt de onderdelen direct gebruiken als vaste Wwft procedure voor je kantoor.
Ja. De checklist Wwft voor accountants en de checklist voor een administratiekantoor volgen hetzelfde wettelijke kader; het verschil zit in dienstverlening en risicoprofielen. De PDF markeert per controlepunt waar dat onderscheid relevant is.
Ook belastingadvieskantoren en notariële praktijken kunnen ermee werken.
Een Wwft stappenplan beschrijft in vaste volgorde hoe je het verplichte cliëntenonderzoek uitvoert: identificatie en verificatie, UBO-vaststelling, screening op PEPs en sancties, risicoclassificatie en doorlopende monitoring.
Het stappenplan in deze PDF werkt elke stap uit met controlepunten en vastleggingseisen, zodat elke behandelaar op dezelfde manier werkt.
Een leidraad Wwft is geen wet, maar een toelichting van een toezichthouder of beroepsorganisatie op hoe die de wet uitgelegd wil zien. Voor accountants- en administratiekantoren zijn vooral de algemene leidraad Wwft en de handreikingen van het BFT en de NBA relevant.
Een leidraad is niet bindend zoals de wettekst, maar een toezichthouder toetst er in de praktijk wel aan. Wie de leidraad volgt en dat vastlegt, staat aanzienlijk sterker bij een toetsing dan wie alleen naar de wettekst verwijst.
Een Wwft beleid legt vast hoe jouw kantoor de wet naleeft: de risicobereidheid, wie welke rol heeft, hoe de Wwft procedure per stap verloopt en hoe je vastlegt en monitort. De checklist bevat een Wwft beleid voorbeeld met deze bouwstenen, dat je op je eigen kantoor toespitst.
Let op: een beleid is pas iets waard als het aantoonbaar wordt uitgevoerd. Daarom horen beleid, stappenplan en checklist bij elkaar.
De hoofdregel is vijf jaar. Gegevens uit het cliëntenonderzoek bewaar je tot vijf jaar nadat de zakelijke relatie is geëindigd; gegevens over een uitgevoerde transactie tot vijf jaar na die transactie.
Dat geldt niet alleen voor het identiteitsbewijs, maar voor de hele onderbouwing: de risicoclassificatie, de screeningsresultaten en de afweging die tot acceptatie leidde. Precies daar loopt het bij een toetsing vaak spaak, want de documenten zijn er meestal wel en de onderbouwing niet.
Verscherpt cliëntenonderzoek is verplicht zodra er een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering speelt. Vaste gevallen zijn een cliënt of UBO die politiek prominent persoon (PEP) is, een relatie met een land dat op de Europese lijst van hoogrisicolanden staat, en ongebruikelijk complexe of ondoorzichtige structuren.
Je doet dan meer: extra onderzoek naar de herkomst van het vermogen, toestemming van een leidinggevende voor acceptatie en intensievere monitoring. Op de pagina over de Wwft check staat per situatie wat het verschil is met standaard en vereenvoudigd cliëntenonderzoek.
De AMLR is de Europese antiwitwasverordening (EU 2024/1624) die vanaf 10 juli 2027 rechtstreeks geldt, zonder overgangsperiode en zonder omzetting in Nederlands recht. De kern van het cliëntenonderzoek blijft herkenbaar, maar de eisen aan de onderbouwing en aan doorlopende monitoring worden strenger en overal in de EU gelijk.
De checklist volgt de huidige Wwft en is zo opgezet dat het proces straks aansluit. Wat er precies verandert voor accountantskantoren staat op de AMLR-pagina.
Niets. Je vult het formulier in en de PDF staat direct in je mailbox. Eenmalige toezending, geen verplichtingen, en je kunt je op elk moment afmelden.
Van checklist naar software
De checklist laat zien wat er in je Wwft-dossier hoort. Grub van ComplianceWise voert dat proces uit: dossiers worden automatisch opgebouwd, het Grub Risico Vangnet neemt de compliance-check en de online research over, en de monitoring loopt door. Van 369 verplichte handelingen blijven er 73 handmatig over, audit-proof vastgelegd. Gegarandeerd toetsingsklaar, met het minste werk. Start vrijblijvend je free trial.
