Het volledige Wwft cliëntenonderzoek, stap voor stap uitgelegd voor accountants- en administratiekantoren. Wat je uitzoekt, wanneer je opschaalt naar verscherpt cliëntenonderzoek en wat er in je dossier moet zitten om het bij een controle te kunnen onderbouwen. Gebaseerd op het proces waar 600+ accountantskantoren dagelijks mee werken.
Een Wwft check is het onderzoek dat je op grond van de Wwft doet naar een cliënt voordat je de dienstverlening start, en daarna herhaalt zolang de relatie duurt. In de wet heet dat cliëntenonderzoek; in de praktijk gebruiken kantoren beide termen door elkaar, net als customer due diligence en KYC. Er zit geen juridisch verschil tussen.
De check moet zijn afgerond vóórdat je de zakelijke relatie aangaat. Dat is geen formaliteit: kun je het onderzoek niet afronden, bijvoorbeeld omdat de UBO niet is vast te stellen, dan mag je de relatie niet aangaan en moet je een bestaande relatie beëindigen.
Waar het bij kantoren misgaat is zelden de check zelf, maar de onderbouwing. De Wwft is een risicogebaseerde wet: er staat niet in welke vragen je moet stellen, wel dat je een gemotiveerde inschatting maakt en die vastlegt. Bij een controle door het BFT is de vraag daarom niet of je iets hebt gedaan, maar of je kunt laten zien wát je hebt gedaan, wanneer, door wie en waarom je tot dat oordeel kwam.
Hieronder staat de check uitgewerkt in vijf stappen, gevolgd door het onderscheid tussen vereenvoudigd, standaard en verscherpt cliëntenonderzoek, en wat er in je Wwft formulier hoort te staan. Wil je eerst de wet zelf terug? Die staat uitgelegd op de pagina met de Wwft checklist.
Het cliëntenonderzoek
Dit is de volgorde die elk kantoor moet kunnen aantonen. Per stap staat wat je uitzoekt en wat je vastlegt.
Stel vast wie de cliënt is en controleer die identiteit aan de hand van een geldig document of een betrouwbare digitale bron. Identificatie en verificatie zijn twee verschillende dingen: de eerste is vragen wie iemand is, de tweede is dat onafhankelijk controleren. Leg vast welk document je hebt gezien, wanneer, en wie het heeft beoordeeld.
Breng de eigendoms- en zeggenschapsstructuur in kaart en bepaal wie de uiteindelijk belanghebbende is. Het UBO-register van de KvK is een hulpmiddel, geen bewijs: je stelt zelf vast wie de UBO is en documenteert afwijkingen ten opzichte van het register. Is er niemand aan te wijzen, dan geldt het hoger leidinggevend personeel als pseudo-UBO, en ook dat leg je onderbouwd vast.
Toets de cliënt en de UBO's aan PEP-registers, sanctielijsten en negatieve berichtgeving. Bewaar niet alleen de uitkomst maar ook de datum en de bron: een screening zonder datum is bij een controle waardeloos, omdat niet te bepalen is waarop die betrekking had.
Onderbouw laag, midden of hoog risico aan de hand van je eigen risicobeleid: cliënttype, sector, structuur, geografie en dienstverlening. De classificatie bepaalt de zwaarte van het onderzoek en de frequentie van de monitoring. Bij hoog risico volgt verscherpt cliëntenonderzoek vóórdat je accepteert.
De check is geen momentopname. Volg wijzigingen in UBO's, PEP-status en sanctielijsten op, actualiseer bij gebeurtenissen die het risicobeeld raken en herhaal de controles bij de periodieke review. Ongebruikelijke transacties meld je onverwijld bij FIU-Nederland, waarbij je de cliënt niet over die melding mag informeren.
Vereenvoudigd, standaard of verscherpt
De Wwft kent één onderzoek in drie gradaties. Welke je toepast volgt uit de risicoclassificatie, en die keuze moet je kunnen uitleggen. Opschalen mag altijd; afschalen alleen met onderbouwing.
Alleen bij aantoonbaar laag risico. Je doet nog steeds onderzoek en legt nog steeds vast, maar met minder diepgang. Let op: vereenvoudigd is geen vrijstelling. Je moet kunnen laten zien wáárom dit dossier laag risico is, en die onderbouwing is bij een controle het eerste waar naar wordt gevraagd.
De basisvariant voor het overgrote deel van je cliëntenbestand: identificatie en verificatie, UBO-vaststelling, doel en aard van de relatie, screening en risicoclassificatie. Dit is de vijfstappenroute hierboven, integraal doorlopen en vastgelegd.
Verplicht bij hoog risico: een PEP, een hoogrisicoland of een ondoorzichtige structuur. Je onderzoekt aanvullend de herkomst van het vermogen, laat acceptatie goedkeuren door een leidinggevende en monitort frequenter. Ook een cliënt die je nooit fysiek hebt gezien of die terughoudend is met informatie kan reden zijn om op te schalen.
De wet schrijft geen vast model voor. Dat klinkt als vrijheid, maar het is precies waarom zoveel kantoren met een formulier werken dat bij een controle tekortschiet: het legt de antwoorden vast, niet de afweging.
Een bruikbaar Wwft formulier bevat in elk geval:
Dat laatste punt wordt het vaakst vergeten en is bij een controle vaak precies waar het misgaat. Een volledig ingevuld formulier zonder beoordelaar en datum toont aan dat er gegevens zijn verzameld, niet dat er een oordeel is geveld.
Een compleet voorbeeldformulier zit in de gratis Wwft checklist hieronder, samen met de beslisboom voor de risicoclassificatie.
De hele Wwft check als werkbare PDF: 32 controlepunten voor cliëntacceptatie, de beslisboom voor de risicoclassificatie en een voorbeeld Wwft formulier. Opgesteld samen met compliance officers van Nederlandse kantoren.
Van handmatig naar doorlopend
De vijf stappen hierboven veranderen niet. Wat verandert is wie het opzoekwerk doet en wie het vastlegt. Grub van ComplianceWise voert de check uit, jij velt het eindoordeel.
Eén cliëntacceptatieformulier voedt het hele dossier. Structuur- en UBO-gegevens worden automatisch opgehaald, zodat je niet begint met overtypen uit het handelsregister.
PEP-registers, sanctielijsten en adverse media worden doorlopend getoetst, met datum en bron per resultaat. Grub doet het voorwerk en legt het vast; de beoordeling blijft bij de accountant.
Elke beslissing is traceerbaar met datum en beoordelaar, en het dossier is als geheel exporteerbaar. Vraagt het BFT een dossier op, dan is de onderbouwing er ook.
Klanten over Grub
Je wilt niet telkens een nieuw kopie paspoort opvragen bij elke jaarrekening. Met Grub kunnen we periodieke controles uitvoeren en zaken toetsen met gegevens van de KvK.
Dankzij Grub konden we snel en volledig aan de vraag van de toezichthouder voldoen.
Grub is een vlekkeloos systeem. Informatie over de klant wordt rechtstreeks bij de KvK opgehaald. Je hebt meteen een beeld van het organogram van de organisatie.
Veelgestelde vragen
Een Wwft check is het onderzoek dat je op grond van de Wwft doet naar een cliënt voordat je de dienstverlening start, en daarna herhaalt zolang de relatie duurt. De check bestaat uit vijf onderdelen: de cliënt identificeren en die identiteit verifiëren, de UBO vaststellen, screenen op PEP-status, sanctielijsten en negatieve berichtgeving, het risico classificeren en op basis daarvan beslissen over acceptatie, en het dossier doorlopend monitoren.
De term Wwft check wordt in de praktijk door elkaar gebruikt met cliëntenonderzoek en met de Engelse term customer due diligence. Er is geen wettelijk verschil.
Ja, als jouw kantoor Wwft-plichtig is. Voor accountants, administratiekantoren en belastingadviseurs is dat vrijwel altijd het geval. De check moet zijn afgerond vóórdat je de zakelijke relatie aangaat: pas daarna mag je de dienstverlening starten.
Kun je het cliëntenonderzoek niet afronden, bijvoorbeeld omdat de UBO niet is vast te stellen, dan mag je de relatie niet aangaan en moet je een bestaande relatie beëindigen. Ook dat besluit leg je vast.
Er is geen verschil in betekenis. Cliëntenonderzoek is de term die de wet gebruikt; Wwft check is de term die kantoren in de praktijk gebruiken, vaak voor één concrete controle binnen dat onderzoek. Ook customer due diligence en KYC-onderzoek verwijzen naar hetzelfde.
Waar het wél op aankomt, is de zwaarte: vereenvoudigd, standaard of verscherpt cliëntenonderzoek. Dat onderscheid is wettelijk en bepaalt hoeveel je moet uitzoeken en vastleggen.
De wet schrijft geen vast model voor, maar een bruikbaar Wwft formulier legt in elk geval vast: de identiteit van de cliënt en hoe die is geverifieerd, de eigendoms- en zeggenschapsstructuur met de vastgestelde UBO, het doel en de aard van de zakelijke relatie, de herkomst van de middelen waar dat relevant is, de uitkomst van de screening op PEP en sancties met datum en bron, de risicoclassificatie met onderbouwing, en wie het dossier heeft beoordeeld en wanneer.
Dat laatste punt wordt het vaakst vergeten en is bij een controle vaak precies waar het misgaat.
Verscherpt cliëntenonderzoek is verplicht zodra er sprake is van een hoger risico. Vaste gevallen zijn een cliënt of UBO met PEP-status, een relatie met een land op de Europese lijst van hoogrisicolanden, en ongebruikelijk complexe of ondoorzichtige structuren zonder duidelijke economische reden.
Je doet dan aanvullend onderzoek naar de herkomst van het vermogen, laat acceptatie goedkeuren door een leidinggevende en monitort het dossier frequenter. Ook een cliënt die je niet fysiek hebt gezien of die opvallend terughoudend is met informatie kan aanleiding zijn om op te schalen.
De wet noemt geen vaste termijn. Ze vraagt doorlopende monitoring, wat betekent dat de frequentie het risico volgt: bij een hoog risico vaker, bij een laag risico minder vaak, maar nooit nooit.
Veel kantoren hanteren een jaarlijkse review als ondergrens en actualiseren daarnaast bij gebeurtenissen: een wijziging in de UBO of structuur, een nieuwe dienst, een opvallende transactie of een wijziging in de sanctielijsten. Een check van drie jaar oud zonder tussentijdse opvolging is bij een controle moeilijk te verdedigen.
De AMLR komt eraan, zonder overgangsperiode
Vanaf 10 juli 2027 geldt de AMLR rechtstreeks, en worden de eisen aan de onderbouwing van het cliëntenonderzoek strenger. Kantoren die hun check nu vastleggen zoals het hoort, hoeven straks niet haastig bij te bouwen. Plan vrijblijvend een demo van 30 minuten met een Wwft-expert.
