De meeste antiwitwastools screenen prima. Het verschil zit in wat er gebeurt na de screening: wordt het vastgelegd, blijft het actueel, en kun je het tonen wanneer het ITAA erom vraagt. Hieronder de vragen waarmee je dat toetst — ook bij ons.
Het kader
Screening is één onderdeel van het klantenonderzoek. Wat een controle beoordeelt, is de lijn: aanvaarding, risicobeoordeling, screening, opvolging en vastlegging. Een tool die alleen screent, laat je de rest zelf documenteren — meestal in Excel.
Vraag: kan ik een volledig klantdossier tonen zonder het systeem te verlaten?
Een screening bij aanvaarding is een momentopname. Sanctielijsten worden wekelijks bijgewerkt en UBO's wijzigen zonder aankondiging. Het verschil tussen "ik kan opnieuw screenen" en "ik word verwittigd" is het verschil tussen een jaarlijkse ronde en doorlopende waakzaamheid.
Vraag: word ik automatisch verwittigd bij een wijziging, of moet ik het zelf initiëren?
Veel AML-software is gebouwd voor de Nederlandse of internationale markt. Voor een Belgisch kantoor betekent dat: geen KBO, geen Belgisch UBO-register, geen aansluiting bij de ITAA-norm en geen CFI in het meldproces.
Vraag: welke Belgische registers worden effectief uitgelezen, en hoe vaak?
Een correcte beoordeling die nergens is vastgelegd, telt bij een controle niet mee. De audittrail is niet een extraatje maar de kern van wat je koopt.
Vraag: exporteert het systeem een volledig dossier per klant, inclusief datum en beoordelaar?
Software die naast het bestaande werkproces staat, wordt omzeild. Als klantgegevens dubbel moeten worden ingevoerd of als het team in een tweede systeem moet leren werken voor iets wat het al doet, verdwijnt het gebruik na drie maanden.
Vraag: is er een koppeling met onze kantoorsoftware, en wat synchroniseert die precies?
Automatisering hoort het voorwerk over te nemen, niet de beslissing. Een systeem dat een risicoscore geeft zonder te tonen waarop die gebaseerd is, verplaatst je verantwoordelijkheid niet — het maakt ze alleen moeilijker te verdedigen.
Vraag: kan ik bij elke suggestie zien welke bron en welke redenering erachter zit?
Een nieuw systeem lost je nieuwe klanten op. De achterstand op je bestaande portefeuille blijft. Dat is meestal het grootste deel van het werk en het wordt in demo's zelden getoond.
Vraag: hoe worden bestaande klantdossiers ingelezen en wat gebeurt er met wat ontbreekt?
Screening is één onderdeel van het klantenonderzoek. Wat een controle beoordeelt, is de lijn: aanvaarding, risicobeoordeling, screening, opvolging en vastlegging. Een tool die alleen screent, laat je de rest zelf documenteren — meestal in Excel.
Vraag: kan ik een volledig klantdossier tonen zonder het systeem te verlaten?
Grub is gebouwd als platform, niet als screeningtool: klantacceptatie, KBO- en UBO-ophaling, screening op ruim 30.000 internationale bronnen, doorlopende opvolging en vastlegging in één dossier per klant, exporteerbaar als één PDF.
De eerlijke kanttekening bij criterium 5: Grub vervangt je kantoorsoftware niet en wil dat ook niet. Het staat ernaast, met een koppeling ertussen. Voor kantoren die alles in één systeem willen, is dat een reden om verder te kijken.
Stel ons de zeven vragen tijdens de demo. Dat is precies waar zo'n gesprek voor dient.
Functies van Grub
In de meeste kantoren is de AWW opgebouwd uit losse onderdelen. Grub maakt er één werkende standaard van. Voor elk kantoor, elke behandelaar en elk dossier.
De AI leest je bestaande dossiers, signaleert hiaten en stelt onderbouwde vervolgvragen voor, met context en bronvermelding. Jij controleert en beslist.
Identiteitsdocumenten met NFC-chiplezing en biometrische match. Direct vastgelegd in het AWW-dossier.
Geverifieerde digitale handtekening voor klantverklaringen en risicoaanvaardingen. Rechtsgeldig en automatisch in het dossier.
Volledig geautomatiseerde PEP-, sanctie- en adverse media-checks op ruim 30.000 internationale bronnen. Uniek in de markt, en naast accountantskantoren ook in gebruik bij toezichthouders en politie.
Signalering van atypische verrichtingen binnen je klantenbestand. Zo wordt opvolging minder afhankelijk van manuele controles.
Eén keer invoeren, daarna consistent zichtbaar in Grub én in je CRM, zoals AdminPulse, Silverfin of Octopus. Niemand voert dubbel in.
Sneak preview
Eén werkomgeving voor je hele AWW-proces. Klik door de schermen en zie wat je team straks dagelijks gebruikt.
Klanten over Grub
Vakmanschap, slagvaardigheid, vertrouwen, autonomie en eigenaarschap zijn bij ons het belangrijkst. En Grub sluit hierop aan.
Dankzij Grub konden we snel en volledig aan de vraag van de toezichthouder voldoen.
Veel van die vragen zijn te beantwoorden met een simpele ja of nee. Toch kost dat nog heel veel tijd. SAM Accountants is mede daarom ruim 2 jaar geleden gestart met Grub.
Het mooie is dat je met Grub compliance van je organisatie afdwingt, zonder dat het een last wordt. Door de integratie van publieke informatie met een vaste workflow.
Veelgestelde vragen
Een screeningtool toetst namen tegen PEP-lijsten, sanctielijsten en adverse media, en geeft je een resultaat. Een platform bewaart daarnaast de aanleiding, de risicobeoordeling, het oordeel, de beoordelaar en de datum, en volgt het dossier op na de eerste screening.
Bij een controle is dat het verschil tussen een lijst resultaten en een onderbouwd dossier.
Voor het screenen zelf bestaan bruikbare gratis bronnen. Waar het misloopt is de vastlegging en de opvolging: een gratis check laat geen spoor na, verwittigt je niet bij een wijziging en levert geen dossier op dat je kunt tonen.
Voor een kantoor met een handvol klanten is dat te overzien. Vanaf enkele tientallen dossiers wordt de administratie eromheen duurder dan de software.
De prijs hangt af van het aantal actieve klantdossiers en de functies die je gebruikt. Vraag bij elke aanbieder naar de prijs per dossier én naar wat er buiten het basispakket valt — screening, opvolging en export worden niet overal in dezelfde prijs meegerekend.
Tijdens de demo krijg je een indicatie op basis van je eigen klantenaantal.
Dat hangt vooral af van je bestaande portefeuille, niet van de software. Nieuwe klanten kun je meteen via het systeem laten lopen. Het inhalen van bestaande dossiers is het werk dat tijd vraagt; bij een portefeuille vanaf 50 klanten voorzien we migratie-ondersteuning.
Zeven vragen, één gesprek
Plan een demo van 30 minuten. Neem de zeven vragen mee. Een AWW-expert van ComplianceWise loopt ze met je door aan de hand van een dossier zoals dat van jouw kantoor. Geen verplichtingen.
